Projectleider SAP implementatie

Aanleiding en contextGelet op de ambities van het bedrijf, de toename van aantal en complexiteit van subsidie-, onderzoek-, interne (IT en overig)- alsmede de investeringsprojecten is de professionalisering en geautomatiseerde ondersteuning van de financiële besturing van projecten noodzakelijk. Eind 2018 is de digitale tijdregistratie van specifiek subsidieprojecten in SAP opgeleverd, maar de geautomatiseerde verwerking van de uren en financiële boekingen en het verschaffen van inzicht in en het rapporteren over de voortgang van alle subsidieprojecten moeten nog worden ingericht. Daarnaast is in samenhang hiermee een belangrijke taak van de Subsidiedesk het managen van de onderwijs subsidies alsmede het vanaf 2020 -als extra taak- registreren van alle externe inkomsten, dus ook de niet-subsidie inkomsten.Gelet op de groei in aantal en omvang van subsidies en de ambitie moet om in control te zijn en te blijven een belangrijke stap worden gezet in het optimaliseren van het (keten)proces alsmede de geautomatiseerde ondersteuning van de werkprocessen alsmede de inrichting van management control. De voor 2020 goedgekeurde project opdracht met titel “Subsidiedesk” omvat het optimaliseren en geautomatiseerd ondersteunen van de (keten)processen voor het managen van de inzet van externe financiering voor onderwijs en onderzoek (w.o. het managen van onderwijs- en onderzoeksprojecten). De Subsidiedesk maakt onderdeel uit van de dienst Bedrijfsvoering & Control (B&C). De nu beschikbare voorzieningen bestaan verder uit: een financieel dashboard en QlikView, maandrapportages subsidieprojecten in Excel, digitaal tijdschrijven in SAP CATS en rapportages in SAP ZRIO, maar bieden geen samenhangende oplossing. Naast SAP gebruikt het bedrijf ook Oracle, Proquro, Top Desk en Osiris.OpdrachtformuleringDe projectleider heeft op hoofdlijnen de volgende opdracht:Ontwerp lean proces:Kom samen met een lean coach en betrokken stakeholders/medewerkers in een aantal online sessies tot het ontwerp en de vastlegging van een lean HHS “ketenproces” benodigd voor het managen van projecten met een externe financiering.  Opstellen overall projectplan:Het op basis van kennis en ervaring met eerdere, soortgelijke SAP implementatietrajecten opstellen van een meer gedetailleerd projectplan Ontwerp geautomatiseerde ondersteuning:Bepaal in samenwerking met de implementatiepartner op welke wijze de best practice oplossing van de Universiteit van Tilburg (de laatste versie incl. de verbeteringen op basis van hun Fase 3) dit proces geautomatiseerd kan ondersteunen. Maak hierbij optimaal gebruik van beschikbare ontwerpdocumentatie, handleidingen, schermen, ingerichte Fiori App’s, gedefinieerde rapportages en beschikbare inzichten. De best practice oplossing van Tilburg bestaat uit de SAP Modules PPM en GM incl. de (te verbeteren huidige) integratie met CATS, de koppeling met FiCo en HCM en het ontwerp van de benodigde Fiori apps. Gebruik de inzichten vanuit de oplossing bij de Universiteit Gent en de requirements en de resultaten van het vooronderzoek als checkmiddel in hoeverre bepaalde aanvullingen of verbeteringen, b.v. ten aanzien van het ketenproces (naar de toekomst) nodig zijn en leg deze verbeterpunten vast.Realisatie:Realiseer i.s.m. de implementatiepartner en CTAC de benodigde aanpassingen in het systeem en de benodigde koppelingen en implementeer de procesoplossing in een pilot voor een beperkt aantal projecten dit jaar en de volledige uitrol begin volgend jaarTijdsinvesteringDe projectleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever (directeur B&C) en de in te richten Stuurgroep. Voor de projectleiding wordt -vooralsnog- (te valideren middels het projectplan) uitgegaan van onderstaande globale indicatie van de benodigde inzet: Periode 1 juni – 13 juli: 3 dgn/week Periode 13 juli – 1 september: 2 dgn/weekPeriode 1 september – 15 december: 3 dgn/week Periode 15 januari 2021 – 15 maart: 2 dgn/weekPeriode 15 maart – 1 mei: 0,5 dag per week
staffing groep
19-05-2020 00:00