Business projectleider online vergaderen en emailarchivering

De aanvraag gaat om 1 vacature voor 2 rollenROL-1 (heeft 3 onderdelen)de invoering van videoconferencing in de vergaderzalen, ook in combinatie met de desktopsystemen (betreft het opstellen van use cases en de daarbij horende functionele uitvraag aan de interne ICT-dienstverlener). Samen met de uitvoerende diensten komen tot een advies voor ondersteunende online-samenwerktooling (denk aan brainstormen, kanban, braeakout, webinars, trainingen etc.) naast het gebruik van WebEx en Skype (later TEAMS)Nadere functionele vraag articulatie en vertegenwoordiger van de opdrachtgever bij de invoering van Microsoft TEAMS. Dit in overleg met de bestaande lijn-organisatie van de digitale werkplek LNV-EZKROL-2Als PL Emailarchivering ben je verantwoordelijk voor de vertaling van de rijksbrede handreiking email archivering naar een software oplossing binnen het ministerie van EZK en het ministerie van LNV. Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van een IT oplossing voor het geautomatiseerd opslaan, bewaren, zoeken en ontsluiten van email berichten. Daarnaast draagt je zorg voor de implementatie van de nieuwe werkwijze, het opleveren en valideren van selectielijsten, het trainen van betreffende medewerkers en de communicatie richting de organisatie en medewerkers.Achtergrond opdracht: Project 1ad 1 en 2: Door de coronacrisis werken we ook binnen het domein van de digitale samenwerking aan "het nieuwe normaal". Binnen dit domein is er op korte termijn behoefte aan het uitwerken van het (online) vergaderconcept tussen personen thuis, op het werk, in vergaderzalen, etc. Hiervoor zijn nu een aantal separate voorzieningen van voor de coronatijd (b.v. de inrichting van vergaderzalen). Daarnaast wil men bij videoconferencing meer kunnen doen dan alleen vergaderen. Medewerkers ondersteunen hun digitale vergaderingen/sessies met allerhande online tooling die wordt afgenomen van het internet. Dit is een korte termijn oplossing omdat er geen controle is op het gebruik en de opslag van de gegevens. Hiervoor dient een short list te worden opgesteld (long list is aanwezig), licentie onderzoek plaats te vinden, richtlijn voor informatiebeveiliging te worden opgesteld, etc. Bij een aantal grote diensten lopen al initiatieven en is materiedeskundigheid aanwezig. Het is belangrijk om deze initiatieven te bundelen en voor het concern afspraken te maken. ad 3: De vraag naar één online samenwerkomgeving is door "het nieuwe normaal" sterk toegenomen. Medewerkers thuis en op kantoor moeten hiervoor maximaal worden ondersteund. Daarbij staat gebruikersgemak en beschikbaarheid voorop. Mede vanwege de reeds voorziene doorontwikkeling in de roadmap van de digitale werkomgeving van LNV-EZK is onlangs besloten Microsoft TEAMS (versneld) in te voeren.Project 2Het aantal verzonden en ontvangen e-mails binnen het Rijk bedraagt naar schatting minstens een miljard per jaar. De grote hoeveelheden e-mail die een gemiddelde medewerker verstuurt en ontvangt worden niet of nauwelijks bewaard binnen de huidige procedures, met als risico dat niet voldaan wordt aan de vereisten van de Archiefwet, de WOB en de AVG. In het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding (6 juni 2018, versie 1.1) wordt gesteld dat in 2021 de gehele Rijksoverheid moet voldoen aan de wettelijke kaders (Archiefwet, Wet openbaar bestuur/ Wet open overheid, Grondwet) en de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid (BIHR) als het gaat om e-mailarchivering. Het informatiebeheer van de overheid moet zich op deze situatie instellen, zowel in praktijk als in regelgeving. Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI, voorheen RaI) heeft, in samenwerking met BZK/CIO Rijk en OCW, een nieuwe werkwijze ontwikkeld, de zogeheten “Handreiking bewaren van E-mail Rijksoverheid”. De nieuwe werkwijze maakt het mogelijk te voldoen aan de vereisten van de Archiefwet, de WOB en AVG. De handreiking is rijksbreed gereviewed en geaccordeerd. Het ministerie van EZK en LNV conformeert zich aan de “Handreiking bewaren van E-mail Rijksoverheid” en gebruikt deze als leidraad bij de implementatie van de nieuwe werkwijze email archivering binnen het Kerndepartement. Aansluiting met het RDDI programma is gewaarborgd middels stuurgroepleden, klankbordgroepleden en de liaisonfunctie van de projectleider email archivering KD binnen het projectteam RDDI-emailarchivering.
staffing groep
29-06-2020 00:00