Secretaris belangstellingsregistratie

Omschrijving achtergrond, aanleiding en doelBij het directoraat-generaal Straffen en Beschermen DGSenB vindt een organisatieontwikkeling plaats. De redenen hiertoe zijn divers. Op de eerste plaats zien we dat een aantal dossiers de komende periode (blijvend) meer focus en aandacht vraagt, bijvoorbeeld het jeugddossier en forensische zorg. Daarnaast ervaren medewerkers van DGSenB een hoge werkdruk. Uit een enquête van de OR DGSenB komt naar voren dat het prioriteren en deprioriteren van dossiers een belangrijk instrument is om de werkdruk aan te pakken. De nieuwe organisatie inrichting van dit DG is de resultante van keuzes ten aanzien van prioriteitstelling en het aanbrengen van focus. Deze verandering betekent ook dat er dossiers zijn die in de nieuwe organisatie bij een ander team worden belegd. Daarnaast zijn er werkpakketten die worden opgeschaald of waaraan juist minder capaciteit wordt toebedeeld. Hierdoor krijgt een deel van de collega´s te maken met veranderingen in hun werk. We willen als uitgangspunt bij deze verandering hanteren dat er voor iedere medewerker leuk werk is en een behapbaar werkpakket. Hoewel deze reorganisatie geen rechtspositionele consequenties heeft, realiseert het MT DGSenB zich goed dat dit proces voor medewerkers onzekerheid met zich meebrengt. Wij vinden het daarom van het grootste belang om het herverdelen van het werk zorgvuldig te doen. Wij hebben hierbij oog voor de wensen, de kwaliteiten en het ontwikkelpotentieel van medewerkers aan de ene kant en voor de continuïteit van de organisatie aan de andere kant. Daarbij streven we ernaar dat veranderingen niet onnodig tot onzekerheden leidt waar de medewerkers last van ervaren. We denken hierbij aan een zgn. belangstellingsregistratie waarbij ervoor gekozen is om alle medewerkers van DGSenB te vragen hun belangstelling op een nieuw team en dossier te laten registreren. Deze belangstellingsregistratie heeft geen rechtspositionele consequenties. Medewerkers behouden hun functie en schaalniveau. Er wordt hiertoe tevens een belangstellingsregistratiecommissie (BRC) ingesteld die het MT adviseert over het uiteindelijke capaciteitsplan. De BRC is samengesteld uit een directeur, een MT-lid en iemand van buiten DGSenB (bijvoorbeeld van DP&O). Daarnaast wordt de OR gevraagd aan de BRC. De BRC wordt ondersteund door een secretaris/secretariaat, in dit geval dus door jou!Functiebeschrijving / Werkzaamheden / Prestatiedoelstelling Een ervaren, doortastende medewerker die, als voltallig lid van de BRC, het proces van belangstellingsregistratie van A tot Z kan opstarten, begeleiden en tot een goed einde kan brengen in de periode begin juni tot 1 september 2021. Dit houdt o.a. in:Voorbereiding van het procesEen format maken waarop medewerkers hun belangstelling kenbaar kunnen maken;Een mailbox laten aanmaken waar de formulieren naartoe gestuurd kunnen worden.Het in gang zetten en begeleiden van het procesDe medewerkers het format toesturen met uitgebreide instructies;De formulieren via de mailbox in ontvangst nemen en verwerken en bv. een Excelsheet;Tussentijds een reminder sturen.Afronden van het procesOrganiseren dat de BRC (tussentijds) bij elkaar komt;Zorgen dat in meerdere sessies een plaat gelegd wordt hoe de nieuwe organisatie er qua formatie en indeling van medewerkers uit komt te zien;Ervoor zorgen dat het technisch ook een plek krijgt, o.a. de nieuw inrichting van Pdirekt, zorgen voor de juiste benamingen van accounts etc.Verdere voorkomende werkzaamhedenWij zoeken iemand die voor 2 à 2,5 dagen (16-20 uur) beschikbaar is tot ongeveer begin september 2021. 
staffing groep
18-05-2021 00:00